Solopos.com, SOLO–Dokumen keluarga merupakan salah satu benda penting yang harus senantiasa dirawat keberadaannya. Karena di dalamnya tersimpan beragam kenangan, identitas anggota keluarga, dan sebagainya. Namun, tak jarang pula dokumen-dokumen itu rawan rusak akibat beragam faktor seperti kelembapan, suhu, hama, atau bahkan bencana.
Sebagai upaya preventif menghindari kerusakan dokumen keluarga, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Solo sejak 2023 lalu menghadirkan serta mengimbau masyarakat untuk mulai mengenkapsulasi arsip keluarga.
Promosi Beli Emas Bonus Mobil, Pegadaian Serahkan Reward Mobil Brio untuk Nasabah Loyal
Kepala Dispersip Solo, Arif Handoko, menyampaikan yang dimaksud dengan enkapsulasi arsip keluarga ialah merawat dan melindungi fisik dokumen keluarga dengan cara mengemasnya dengan wadah khusus.
“Kami [Dispersip Solo] membuka pelayanan enkapsulasi arsip keluarga ini gratis untuk seluruh warga Solo,” ungkap Arif Handoko saat ditemui Solopos.com di kantornya, Selasa (25/6/2024) pagi.
Masyarakat Solo yang ingin mengenkapsulasi arsip keluarga bisa mendatangi stan Dispersip Solo tiap Minggu di agenda hari bebas kendaraan (car free day) Slamet Riyadi tepatnya di depan Diamond Resto.
Selain itu, lanjut Arif, Dispersip Solo juga menggelar sosialisasi dan pelayanan rutin terkait enkapsulasi arsip keluarga ke beberapa kelurahan yang ada di Solo. Jadwal terdekat untuk pelayanan enkapsulasi arsip keluarga akan digelar pada Rabu (26/6/2024) di RW 006, Kelurahan Pucangsawit mulai pukul 09.00 WIB hingga 12.00 WIB. Pada Kamis (27/6/2024) di Mal Pelayanan Publik mulai pukul 09.00 WIB hingga 12.00 WIB.
“Bagi masyarakat yang ingin enkapsulasi arsip keluarganya silakan datang dengan membawa dokumen yang ingin dienkapsulasi. Gratis. Kalau ingin mengenkapsulasi sendiri di rumah juga ada petugas yang siap mengajari cara enkapsulasi,” jelas dia.
Lebih lanjut, Kepala Bidang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip Dispersip Solo, Hesti Dwi Saptaningtyas, menjelaskan bahwa mulanya enkapsulasi arsip keluarga ini sejatinya merupakan program lama yang digelar oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang kemudian diadaptasi oleh Dispersip Solo sejak 2023 lalu.
“Kami menyadari bahwa Solo tidak terlepas dari yang namanya bencana. Karena itu, enkapsulasi arsip keluarga itu kami hadirkan awalnya sebagai antisipasi kerusakan dokumen keluarga akibat bencana seperti banjir dan sebagainya. Seiring berjalannya waktu, enkapsulasi ternyata berguna mencegah kerusakan karena kelalaian penyimpanan. Karena itu, masyarakat perlu mengetahui caranya dan mengenkapsulasi arsip keluarga,” ungkap Hesti, sapaan akrabnya saat ditemui Solopos.com di kantornya, Selasa (25/6/2024) pagi.
Dispersip Solo juga sebelumnya pernah mencoba mengadaptasi program milik Dispersip Klaten, Nitip Banda, yang mana pelindungan dan penyelamatan arsip dengan cara digitalisasi. Namun, rupanya program itu dirasa kurang mendapat sambut dari masyarakat.
Berbeda dengan enkapsulasi arsip keluarga yang menurut Hesti lebih mendapat sambut dari masyarakat Solo. Dispersip Solo sendiri mencatat tiap bulannya, sekitar 90-160 dokumen keluarga dienkapsulasi.
“Dengan mobil kearsipan keliling, kami memilih untuk jemput bola ke masyarakat karena kami memiliki target enkapsulasi arsip keluarga tiap bulannya,” kata Hesti sambil menunjukkan jumlah dokumen yang dienkapsulasi.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Muda Dispersip Solo, Nene Kreshnadi, menjelaskan proses enkapsulasi arsip keluarga secara sederhana. Yang perlu disiapkan yakni plastik mika, double tape, alas pemotong (cutting mat), serta alat pemotong baik gunting ataupun silet.
“Caranya sangat sederhana. Sesuaikan plastik hingga menutup secara bolak-balik dokumen yang akan dienkapsulasi. Setelah itu, dipotong dan sekeliling pinggirannya diberi double tape. Tekan hingga menyatu,” jelas Nene, sapaan akrabnya saat ditemui Solopos.com di kantornya, Selasa (25/6/2024) pagi.
Cara itu untuk dokumen yang sifatnya lembaran atau tipis. Sementara untuk dokumen yang berbentuk buku, seperti akta nikah, dan sebagainya juga tidak jauh berbeda. Pada dokumen yang berbentuk buku itu tidak semua direkatkan dengan double tape, melainkan pada salah satu sisinya diberi celah untuk keluar-masuk dokumen.
“Enkapsulasi arsip ini penting untuk melindungi fisik arsip dari kerusakan. Dan itu [enkapsulasi] berbeda dengan laminating yang melekat ke fisik arsip yang mungkin bisa merusak arsip kalau nanti dibuka laminatingnya. Sementara, enkapsulasi tidak melekat dan tidak akan merusak arsip,” jelas dia.
Simak berbagai berita pilihan dan terkini dari Solopos.com di Saluran WhatsApp dengan klik Soloposcom dan Grup Telegram "Solopos.com Berita Terkini" Klik link ini.
